Calculo del TCO (Total Cost of Ownership) en E-Commerce

El "Total Cost of Ownership (TCO)" o "Costo Total de la Propiedad" es un concepto financiero que ayuda a empresas y consumidores a evaluar todos los costos directos e indirectos o bienes y servicios asociados con la compra y uso de un producto o servicio a lo largo de su ciclo de consumo.

En el contexto del ecommerce el cálculo del TCO es esencial para determinar la rentabilidad real de un producto, más allá de su precio de venta. Esto incluye costos como logística, almacenamiento, comisiones de plataformas, servicios postventa, impuestos, devoluciones y mantenimiento.

En un mercado de competencia perfecta, con productos de las mismas características y especificaciones o commodities, la decisión de compra pasa exclusivamente por el oferente que cotice el menor precio. Pero en la mayoría de los casos, el menor precio ofertado no alcanza para la toma de decisión ya que existen costos no visibles debido a que los bienes y servicios son distintos o el diseño de la oferta contempla alcances diferentes de lo que se especifica en las necesidades de compra del pliego. Estas diferencias, entre la especificación de la necesidad y lo ofertado, hacen que el análisis de lo que incluye el precio sea desmenuzado en un análisis donde se miden a futuro todos los impactos en los costos de la organización una vez adquirido.

El análisis del TCO fue creado por el Grupo Gartner en 1987 y desde entonces se ha convertido en el principal concepto al momento de tomar decisiones de compra.

El concepto del TCO toma en cuenta:

• costos directos, que son frecuentes como los consumibles (energía, materiales, etc), alquiler, servicio técnico, licencias, etc

• costos indirectos, que son los costos ocultos como la formación de los recursos para utilizar el bien, administrativos, de mantenimiento, eliminación del producto al finalizar su ciclo de vida o infraestructura necesaria. Todos estos costos se suman al precio cotizado por el proveedor en la oferta.

Un ejemplo típico puede ser la toma de decisión de la compra de un automóvil, donde a partir del precio de venta, se le deben sumar los impuestos, seguros, el consumo que tendrá de combustible de acuerdo a la prestación que necesite, mantenimiento como servicios que estén dentro de la garantía, lubricación, repuestos básicos (neumáticos, filtros, baterías, que son cambiadas por recomendación del fabricante a determinados kilómetros recorridos), y valor de depreciación y precio residual del vehículo al final del tiempo de uso que se le dará al bien.

La estructura del TCO define un costo de Adquisición y otro de Post-Adquisición a analizar y posteriormente analizar en una comparación de ofertas.

Para los costos de Adquisición debemos considerar, en caso de que sea un bien su precio, transporte, aranceles, seguros, impuestos (según sea una compra local o importada), y si es un servicio, la cantidad de prestaciones y materiales que cubre el precio. Los costos de Post Adquisición son los costos de los consumibles, mantenimiento, servicios, eliminación o reventa, desafectación, posibles impactos legales por desvinculación, multas por incumplimiento, tasa de fallas, monitoreos, nivel de depreciación o durabilidad del bien, trato de la antigüedad del personal afectado en caso de un servicio o su condición gremial, costos asociados al almacenamiento (packaging necesario, condiciones del espacio donde estará ubicado, etc.)

Como vemos en el ejemplo, el Modelo de Pick Up “A” en principio es más costosa que su competidor “B”, pero el ciclo de uso que se le dará al activo, el TCO tiene una diferencia de aproximadamente 1000 usd, de forma tal que la decisión de compras tendrá un componente fuerte de las consideraciones cualitativas de la marca del vehículo, y los resultados de los test que recibieron los productos donde pesarán cuestiones de seguridad, calidad o equipamiento.

Para calcular el TCO de un producto vendido en una plataforma de ecommerce, debemos considerar los siguientes costos:

• Costo de Adquisición del Producto, el precio de compra al proveedor u oferente

• Costos de Logística y Envío

• Costos de Almacenamiento (Fulfillment) o un 3PL (Third-Party Logistics)

• Comisiones de la Plataforma de Ecommerce

• Impuestos y Tarifas,IVA, impuestos de importación, tarifas de pago

• Devoluciones y Pérdidas. Algunos productos tienen tasas de devolución altas (ej: ropa, electrónicos).

• Soporte y Garantías, y el tiempo ofrecido

• Tipo de Factura ofrecida (A, B o C para discriminar IVA)

Es importante considerar el costo a lo largo de la vida útil del producto, y a los costos que no solo impactan en el precio pagado en el suceso de la adquisición, si no que es necesario mantener y operar un producto a lo largo de ese tiempo, y la decisión al momento de renovar o cambiar el bien o servicio.

Las compras en Plataformas de e-commerce ofrecen ciertas ventajas al comparar TCO de ciertos bienes:

• Reducción de Costos de Adquisición (Costo Inicial), ofreciendo Precios competitivos por no tener intermediarios

• Descuentos y promociones por cupones, membresías o programas de fidelización pueden disminuir el costo inicial

• Comparación rápida de precios, lo que facilita encontrar la mejor oferta, reduciendo el riesgo de sobrepago

• Envío gratuito o subsidiado por compras mínimas

• Costos ocultos de envío, en caso de que no haya envío gratuito, donde los gastos de transporte pueden incrementar el TCO, especialmente en compras internacionales (aranceles, impuestos).

• Garantías y devoluciones sin costo de plataformas con políticas flexibles (ej: Amazon, Mercado Libre) reducen el riesgo de costos adicionales por productos defectuosos.

• Soporte en línea 24/7 reduciendo costos de resolución de problemas vs. canales tradicionales (ej: menos tiempo perdido en llamadas o visitas a tiendas).

• Costos de reposición o la politica de devoluciones es lenta o complejo, puede aumentar el TCO por tiempos muertos o reprocesos.

• Acceso a manuales y recursos digitales para descargar documentación en línea gratuita, reduciendo costos de capacitación o soporte técnico.

• Suscripciones o actualizaciones automáticas: Algunos productos (ej: software) incluyen renovaciones automáticas.

• Reseñas y asesoramiento son muy importantes y le dan transparencia al proceso de compra tener disponibilidad de opiniones de otros compradores ayuda a elegir productos de mejor calidad, reduciendo costos por fallos tempranos.

• La Personalización que puedan ofrecer plataformas que permiten configurar productos (ej: PCs), optimizando el TCO al evitar pagar por funciones innecesarias.

• Fraude o seguridad. Las compras en plataformas no seguras pueden generar costos por robos de datos o productos falsificados. El usuario debe investigar previamente que plataformas son las mas segurar o donde exisistieron eventos de hacking.

• Disponibilidad del inventario: La compra en e-commerce evita costos de desplazamiento a tiendas físicas, pero un stock inexacto puede llevar a cancelaciones, demoras o costos de oportunidad.