Manter estoque para ganhar produtividade

Dentro de uma organização, a atividade de gerenciar e manusear estoques impacta o equilíbrio econômico-financeiro da empresa e sua capacidade de conquistar ou reter novos negócios e clientes. O excesso de estoque tem consequências graves para o fluxo de caixa e as demonstrações financeiras (ativos fixos, obsolescência, etc.). A falta de estoque leva à perda direta de lucros devido à falta de produtos para venda, à potencial perda de clientes devido à não entrega e ao aumento de custos devido à parada das linhas de produção por falta de insumos.

Para quem gerencia uma empresa, independentemente do seu porte, a tarefa de gerenciar estoques com eficiência os coloca diante do desafio de alcançar um equilíbrio muito delicado, que se encontra no centro de forças poderosas dentro da organização: Vendas, Finanças e Produção. Por esse motivo, e buscando otimizar a movimentação de estoques para garantir o fornecimento aos nossos clientes, é de vital importância que a gestão se concentre na criação de uma função, área ou cargo dentro do organograma com objetivos simples e de alto impacto econômico, financeiro, comercial e operacional:

• Garantir a disponibilidade dos produtos para o cliente ou da matéria-prima para o processo produtivo, ou seja, evitar rupturas de estoque em qualquer etapa da cadeia de suprimentos.

• Evitar a geração de excesso de estoque com demanda fraca, chamados de “slow movers”

• Evitar a geração de estoque obsoleto quando a comercialização ou o uso de um item é descontinuado

• Minimize a geração de perdas ou estoque "vencido", também conhecido como "baixas". Isso ocorre principalmente em atividades que lidam com itens com datas de validade vencidas.

O estoque tem uma "vida". Ele se move constantemente como um fluxo de nossos fornecedores, nossa empresa e nossos clientes. Mais importante ainda, seu fluxo também pode variar dependendo da demanda, forçando-nos a agir rapidamente e tomar as medidas necessárias para acomodar esse "fluxo" novamente.

Os responsáveis pela gestão de estoque de uma empresa estabelecem um processo vinculado às atividades principais da empresa, como mencionado anteriormente, como Vendas, Produção, Finanças e, em alguns casos, Marketing. Todas essas funções tomam decisões diárias que impactam as flutuações do fluxo de estoque. Imagine as seguintes situações:

• Marketing anuncia o lançamento de um novo produto

• Vendas, conquiste um negócio que represente um grande faturamento

• A produção decide modificar o plano de produção por razões operacionais

• Finanças estabelece nova meta financeira de geração de mais caixa e impõe limite de retenção de ativos circulantes

• O marketing decide descontinuar a comercialização de um produto

• A precificação decide aumentar os preços do portfólio de produtos de um mês para o outro, notificando os clientes com 15 dias de antecedência.

• Um comprador decide adquirir um grande lote de um determinado item porque o fornecedor garante uma economia significativa.

  
  

O que aconteceria se cada uma dessas áreas agisse isoladamente, deixando de reportar ou atrasando o compartilhamento de informações sobre cada uma dessas ações? Como isso impactaria o desempenho das ações?

Qualquer uma dessas ações tomadas sem o conhecimento da área que gerencia os estoques causaria:

• A ruptura de estoque ocorre quando não há estoque disponível para lidar com uma promoção ou novo negócio, o lançamento de um novo produto, uma onda de pedidos de clientes devido a aumentos de preços e escassez de linha devido a mudanças no cronograma de produção.

• Itens de “movimento lento” ou “obsoletos”, no caso de haver estoque de itens que serão descontinuados comercialmente de repente ou de perder grandes clientes

  
  

O erro mais comum cometido pelos gestores de estoque é não levar em conta ou ter um monitoramento fraco das ações dessas áreas e não estabelecer processos comuns de comunicação (reuniões de Processo de Vendas e Operação, reuniões de análise de previsões, entre outros processos que podem ser implementados) e troca frequente de informações (Business Cases para novos produtos, migração e substituição de componentes e produtos, etc.), nos quais o planejador incorpore essas informações vitais para antecipar e ativar ações de suprimentos.

Não basta ter apenas uma previsão ou plano de vendas.

Em um país que vivencia um clima econômico inflacionário, pode-se inferir que uma boa estratégia financeira pode ser aumentar a aquisição de ativos em estoque, por exemplo, matérias-primas, com a certeza de posteriormente vender os produtos a um preço de venda mais alto, especulando com as projeções inflacionárias e, assim, obtendo um lucro maior. Mas atenção: nessas situações, há um ponto de inflexão determinado pelo custo de manutenção de estoques, que consiste nos seguintes componentes:

• Custo do capital investido na manutenção de estoque. O dinheiro imobilizado em estoque que se decide manter não é investido em outro ativo, do qual se possa obter um retorno maior. Há um custo de oportunidade.

• Custo associado ao espaço ocupado pelo inventário

• Custo de manuseio e movimentação de estoque dentro do depósito

• Custos de armazenamento, se um armazém adicional for alugado para manter o estoque

• Custos associados ao risco de obsolescência, quebra por movimentação, expiração, roubo e exposição à deterioração da mercadoria.

• Caso o estoque esteja segurado, o custo do seguro

  
  

Diante dessa situação, é preciso novamente haver um equilíbrio, considerando todos esses aspectos de custos.

Não existem ferramentas aplicadas isoladamente, nem receitas específicas, para otimizar os custos de estoque e o custo de vendas perdidas por ruptura de estoque.

A gestão de estoque começa com a implementação de uma política de estoque e seu plano subsequente, que delineará estratégias e atividades para atingir os objetivos ou metas da política.

A política flui da gerência da empresa para a área que gerencia o estoque. Ela pode abordar diferentes visões, dependendo do interesse principal da empresa. Pode ter como objetivo manter um determinado nível de estoque; um nível específico de desempenho de entrega ao cliente, etc.

Quando falamos de um Plano, devemos estabelecer:

• “O que” fornecer

• “Como” fornecer

• “Quando” estocar

  
  

O "O quê" envolve estabelecer precisamente quais itens serão comprados e mantidos em estoque. Isso se refere a um grupo de itens ou SKUs (Unidades de Manutenção de Estoque) que são elegíveis para pedido e que temos certeza de que serão utilizados no processo de produção. Isso pode parecer óbvio, mas produtos ou componentes podem estar sujeitos a alterações ou substituições, ou ser eliminados do portfólio, levando à geração futura de estoques obsoletos, como uma das piores consequências.

A ferramenta ideal para gerenciar o que o planejador precisa encomendar é manter e atualizar permanentemente uma "Lista Mestre". Isso permitirá incluir informações relevantes sobre consumo, histórico e parâmetros logísticos, proporcionando conhecimento atualizado do portfólio, não apenas para o planejador, mas também para todos os parceiros de negócios.

O "Como" concentra-se em determinar o método de cálculo de suprimentos que será usado para reabastecer o estoque. Basicamente, os sistemas de reabastecimento por ponto de pedido, ou sistemas de Revisão Periódica de Estoque, já são amplamente utilizados em muitos setores.

Aqui também, as ferramentas necessárias para monitorar os níveis de estoque devem ser consideradas para evitar potenciais rupturas ou distorções no fluxo de estoque ao longo do processo.

Na seção "Quando", é analisada a frequência ideal (dias, semanas) para reposição, com base no nível médio de estoque desejado ou no nível definido pela Política de Estoque.

Essa base permite a definição de um sistema de gestão de estoque, que deve ser mantido ao longo dos ciclos de trabalho, deixando um "rastro" ou rastreabilidade das ações de planejamento realizadas. Se for um plano, podem existir erros, devido a cálculos ou informações imprecisas, mas estes devem ser identificados em suas causas raiz e corrigidos para evitar que se repitam no futuro. Uma ruptura de estoque é uma situação com alto impacto negativo na atividade da empresa, como já vimos, mas, como qualquer sistema, é necessário fornecer feedback para aprimorar ações e procedimentos.

Nos últimos anos, graças à incorporação de sistemas informatizados ou ERP (Enterprise Resource Planning, como SAP, JDEdwards, etc.) nas empresas, a eficiência da gestão de estoques melhorou. Isso se deve à disponibilidade de informações quase online sobre o status do estoque na cadeia de suprimentos: estoque disponível no depósito, estoque em qualidade próximo à chegada, pedidos em trânsito e pedidos feitos ainda não enviados pelo fornecedor. O analista ou planejador de estoque tem a capacidade de monitorar o estoque em toda a cadeia e ganhar proatividade para melhorar o abastecimento de uma linha de produção ou centro de distribuição.

Embora esta descrição possa parecer uma situação ideal, ela exige que a empresa integre todos os seus processos e informações ao sistema e que todas as operações e transações sejam registradas corretamente. Se as informações contiverem imprecisões, erros ou não forem inseridas em tempo hábil, seremos pegos de surpresa e incorreremos em erros de cálculo ao reabastecer o estoque. Vemos o estoque e seus diferentes estados através do sistema.

Como complemento aos sistemas ERP, é altamente recomendável desenvolver ferramentas de gestão de estoque utilizando planilhas. As planilhas podem adaptar as informações baixadas dos sistemas ERP de diferentes maneiras, adaptando-as à análise que o planejador precisa monitorar, projetar situações de cobertura de estoque e até mesmo fazer pedidos de reposição, caso o sistema ERP não possua um módulo de pedidos ou ainda não esteja implementado. Além disso, é uma ferramenta ideal para a troca de informações dentro da empresa, já que poucas pessoas desconhecem seu funcionamento básico. É altamente recomendável que gestores de filiais e/ou empresas treinem continuamente seus gestores de estoque utilizando essa ferramenta, que se tornou um padrão para qualquer setor.

Lucas R. García (Editor do SC Tank Blog)